Passo a passo para implementar um software de gestão de condomínio com sucesso
A tecnologia veio para facilitar muito o dia-a-dia e a implementação dela na gestão de condomínios é de suma importância. Afinal, tempo é dinheiro e a tecnologia veio como um meio facilitador para empresas e pessoas.
Sendo assim, como implementar um software para ajudar na gestão do condomínio? Como softwares podem ajudar na gestão de condomínios?
Um software de gestão de condomínios precisa ter uma função de CRM e a de Gestão (financeira, pessoal, cobrança) na mesma plataforma, isso vai facilitar a automatização das tarefas.
CRM – Customer Relationship Management, ou Gestor de Relacionamentos com o cliente – é um planejamento feito para facilitar o contato de empresa-cliente, automatizando e deixando tudo de forma simplificada para a comunicação e organização de ambas as partes.
Sendo assim, existem softwares que são feitos sob este planejamento, justamente com o intuito de deixar todo o processo de comunicação, organização e planejamento mais simples.
2 – Treinamento
Também é importante que a administradora de condomínio contratada faça uma boa implementação, disponibilizando o treinamento adequado para que seus funcionários e os demais condôminos lidem bem com o software com CRM, para um melhor uso do mesmo. Uma instrução bem dada pode facilitar bastante na hora de explicar como algum aplicativo deve ser usado pelos condôminos, além de ser extremamente recomendável treinar o síndico atual.
Deixar bem estabelecido a forma com que o síndico/administradora vai entrar em contato com os condôminos é essencial, na verdade, deve ser uma das primeiras orientações dadas ao implementar esse tipo de software.
3- Tecnologia em Nuvem
Outro passo extremamente importante de se analisar em um software é se ele será local ou em nuvem, sendo que a segunda opção é um pouco mais prática, já que tudo ficará armazenado no sistema de Nuvem – não precisando de algo físico para comportar todos os dados, como um servidor ou computador com os arquivos específicos.
Em nuvem o processo é mais seguro, pois todos os dados ficam protegidos por criptografia e você não precisa se preocupar com a proteção dos dados e backups.
4 – Acompanhamento
Por fim, organizar e planejar o pré e o pós implementação é outra etapa importante e indispensável, já que o pré implementação ajuda a entender os condôminos e suas dificuldades e facilidades com tecnologia, enquanto o pós é uma avaliação sobre a eficácia do programa.
Mais importante que contratar um software de gestão administrativa para condomínios é fazer que todos utilizem bem a ferramenta, poupando o tempo do síndico e dos demais funcionários do condomínio.
Em pouca palavras, para implementar um software de gestão de condomínio com sucesso, deve ter todo um cuidado e planejamento antes, incluindo treinamento das pessoas que vão se comunicar com os moradores (geralmente os funcionários da administradora, ou o síndico), com os próprios moradores, além de avaliar a estruturação do aplicativo, optando pela sua versão em nuvem ou local.
Após levar em conta esses tópicos, discutir e aprovar o uso de uma aplicação dessas em assembleia, a maior parte das dificuldades de comunicação serão facilitadas e automatizadas.