Ser síndico parece fácil… e pode ser!
Siga estas dicas para síndicos de 1ª viagem e sua gestão será a melhor da história do seu condomínio.
Inicialmente o recém chegado síndico pode se sentir perdido mas, apesar de exigir muita responsabilidade, administrar um condomínio pode ser bem tranquilo se você se planejar bem, estudar a legislação e for bem assessorado, mesmo que as condições não sejam as melhores.
Veja aqui algumas dicas básicas para você iniciar seu novo trabalho com tranquilidade.
1 – Verifique o que foi feito pelo Síndico Anterior
Analise detalhadamente a gestão do síndico anterior, benfeitorias e especialmente em relação às prestações de contas. Você pode identificar falhas e a necessidade de corrigir o valor do condomínio, caso seja necessário.
Esta análise também vai permitir à você conhecer os fornecedores e prestadores de serviços do condomínio e conhecê-los.
2 – Faça o bom e velho Planejamento
Administrar o condomínio é como administrar uma empresa, por isso existem ferramentas que podem ser utilizadas também na sua gestão.
Analise as condições gerais do condomínio e identifique os pontos fortes e pontos fracos: verifique a existência de fundos financeiros, inspecione as condições estruturais do condomínio (jardinagem, pintura, elétrica), converse com os funcionários, veja a situação de inadimplência dos condôminos, gastos com pessoal e custos fixos e outras pendências. Assim, você terá uma visão realista dos maiores problemas do seu condomínio e do melhor caminho a seguir.
3 – Conheça a Legislação Condominial
O síndico é o responsável legal pelo condomínio em sua gestão, por isso deve conhecer bem a legislação e também as convenções internas, para ter respaldo sobre suas atitudes e melhor orientar os moradores.
4 – Agende uma Reunião com sua Administradora de Condomínios (se não tem, considere contratar uma!)
As funções do síndico e da administradora de condomínios são diferentes. Se o seu condomínio já possui uma, seu trabalho com planejamento e o aprendizado sobre legislação será bem mais tranquilo e você vai poder contar com o suporte deles sempre que necessário, para tomar decisões com segurança.
No caso da Consilius, você tem a tecnologia ao seu lado, através de um Sistema de Gestão fácil e poderoso, que vai ajudar MUITO o dia a dia do síndico.
No âmbito jurídico, a principal função de uma administradora de condomínio é oferecer assessoria ao síndico, suporte jurídico em casos de inadimplência e soluções mais assertivas através da sua experiência com este mercado.
Por exemplo, em uma eventual inadimplência, caso o condomínio precise entrar com uma cobrança judicial, a administradora possui todo o know-how e pessoal necessário para agir em cima do problema sem maiores estresses antes que o problema tome maiores proporções, direcionando o assunto a um escritório jurídico especializado caso o condomínio não possua advogado próprio, ou o síndico não possua um advogado de sua confiança para direcionar o assunto.
5 – Atenção a sua Equipe
Procure conhecer os prestadores de serviços usuais do condomínio, analise os contratos, e se possível agende uma reunião com cada um deles e aproveite o conhecimento deles em relação ao seu condomínio.
Avalie novos fornecedores, sempre atento a qualidade e avaliando a experiência deles com outros síndicos em outros condomínios.
Cerque-se de pessoas de confiança para ajudá-lo nesta empreitada.
6 – Conquiste a Credibilidade dos Moradores
Seja transparente em relação as contas e a saúde financeira do condomínio, seja acessível, seja informado, estude bastante as regras e a legislação vigente. Pessoas confiam em quem demonstra confiança.
7 – Limite seus Horários
As pessoas tem bastante dificuldade com essa parte, por isso você deve dar uma atenção especial, caso contrario você terá pessoas batendo a sua porta 11h da noite.
Trabalhe com agendamentos e para assuntos urgentes determine o horários de atendimento para os condôminos, atento também aos horários das pessoas.
Hoje a tecnologia também ajuda neste quesito, os problemas do condomínio podem ser comunicados via aplicativo e, em muitos casos, resolvidos por ali mesmo.
8 – Tenha uma Atitude Profissional
Seja sempre justo e imparcial nas decisões, procurando sempre estar bem documentado, do lado da lei e com o respaldo da sua administradora de condomínios.
Apesar da responsabilidade que o síndico carrega, sua gestão pode ser bem tranquila desde que você seja transparente, justo com os moradores e bem assessorado por uma boa equipe, o que lhe dará segurança para qualquer tomada de decisão necessária para o bem do seu condomínio e para a boa convivência de todos.
